会议执行过程的事情很多,参会的人员形形色色,组织者要对会议过程进行拿捏把控,因此就需要制定意外事件处理预案来应对会议过程中的突发、紧急事件。那么意外事件易发生在哪些地方呢?怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢?......米廷会展集团贵阳分公司为您分忧。
活动前详细的筹备,分析出意外事件的出现,紧急事件、意外事件还是有可能会发生,那么以下几点个方面最有可能发生问题:
一、贵阳会议、年会人员安排
与会的重要来宾、主持人、主讲人缺席,他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议,或者因为交通堵塞,而无法准时到达现场。
处理预案:
1、及时准备后备人选;
2、会议开始前与他们保持联系沟通,确保人员到位,做到情况的心中有数,安排接待工作人员及时反馈交通、航班天气的变化;
3、及时调整会议前后顺序,例如增加提问时间及演出歌手曲目等等,以应对某发言人的缺席。
二、贵阳会议、年会场地安排
活动场地可能会出现的意外情况有:因其突发安排,使预定的会议室无法按时提供;参会人员订房不足;会议场地的设备突出现故障,如空调系统故障、网络系统故障等;停车场地不足,等等。
处理预案:
较大型的活动的场地出现意外,最难处理,因为通知已经发出,大批参会人员已经赶过来了,很难做到另选一个备选地点,因此,场地在选择时,一定要选择有信誉的地方来降低出现意外事件的可能性,一旦出现意外,及时为大家及时提供备选场地及转移交通工具。
三、贵阳会议、年会辅助设备保障
影音辅助设备也较易出现问题,如投影、LED大屏的灯泡突然不亮;电力不足;音响系统故障,等等。
处理预案:
在活动筹备时,一定要了解影音辅助设备的状况,保障设备能够及时补位,确保能及时找到设备维护的人员,必要的情况下,必要时要有备选设备。
四、贵阳会议、年会其他意外情况应变
其他可能存在的问题,如参会人数不足,或超过预期;突发安全事故,等等。