为很好的配合活动的一步步开展，及时对此次同学会的组委会及时沟通了酒店会场预定，现场勘验实测。及时与酒店和客户之间的协调工作，对会场电力、人力配合的及时沟通。并报以客户及时知晓前期准备情况。一次性对整个活动流程的顺序、节目安排、旅游景点的推荐都应有相应的文案出台并报客户活动组委会，使客户能够拿出自己的想法和构思并与之结合。
在客户对活动地点选定后，便是细节化工作的顺利开展。首先要想到的便是客户达到酒店后的适应度，考虑大家见面后的亲密度细节沟通环节的安排，纪念留影等等。
一、贵阳同学会活动用餐：用餐不一定需要高大上，酒店预订配餐应以本地特色为主，让外来回归同学感受家乡的味道。
二、贵阳同学会节目策划的前期配比与沟通：不要有太多演绎，要充分考虑现场互动效果，演艺节目必须互动性强在主持人的配合下，让大家感觉到在一起的氛围感。
三、贵阳同学会的活动及旅游安排：围绕头天聚会的延续，增强大家的互动可以考虑比较环境幽静的景区让大家能够回忆、叙旧，流连忘返结束此次活动。
积极配合好客户的需求是能够起到活动顺利开展的前提，能够让客户了解客户第一需求，以达到活动后续开展完整。