在当今社会，市场经济大环境下，秘书行业悄然升起。贵阳秘书行业的市场化、职业化也在许多大型会议中体现了它存在的重要性。如今秘书的工作已成为了遍及社会生活和各个领域的社会职业。那么怎样才能把会议安排得妥当合理呢下面可以为大家简单介绍一些会议秘书会前的准备工作和必要考虑的基本要素仅供参考。
1、首先在接受任务后应及时拟定会议框架、方式、时间地点、参会人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算;
2、文稿准备
主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料以及各种证件的制定(如：工作证、保安证等等);
3、 制发通知
会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间，收集名单单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、
4、会场准备
座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生，后勤准备文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、
5、会前检查
检查会场、检查会议文件、检查后勤保障;接会议代表了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆;
6、会议收尾
食宿结算、暂住人员安排、整理报告(会议纪要)、会议文件归档、会议财务结算会务工作总结等等