通常而言，一场成功的会议在策划方案之前都会有一个预算项目的确定问题，千万不要小看了这项关键的策划问题，这很有可能会使您的会议成本大大降低或大大超支。所以一个好的预算策划才更能够看出会议会展公司的实力之所在。
通常而言，一场成功的会议在策划方案之前都会有一个预算项目的确定问题，一般说来会有以下几个方面：
一、参会人员的住宿费用
顾名思义，住宿费用就是参加本次会议的参会人员的住宿费用，其中需要注意的就是住宿费的价格，以及有可能会加收的政府税金。所以可能对于会议而言，住宿费应该算是主要的开支之一。所以这个时候举办会议的主办方就可以找到当地专业的会展服务商获得住宿质量较好且折扣较高的服务。
通常说来，正常的住宿费往往是与所住酒店的星级标准、房型类型等因素有关之外，当然还与客房内开放的其他服务项目有关。譬如客房内部的一些酒水、一次性换洗衣物、水果提供等服务是否包含在住宿费用之中。所以在举办会议之前，就应当明确酒店的关闭或者开放的服务项目及范围。
二、举办会议所需的会议室费用
会议室这一项目费用可具体细分为以下几个方面：
(一)会议场地租金：一般说来，现在很多的场地在租赁时都会包含一些固定且常用的设施，譬如笔、音响、桌椅、主席台等，另外可能一些非常正规设施并不包含在内，例如场地内使用的投影设备、会议临时性的装饰物、会议宣传展架等。
(二)会议设施租赁的费用：为了保证会议的正常进行，通常是需要使用一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，所以在租赁此类设备时可能会需要支付一定金额的使用保证金，当然这些设备的技术支持与维护也是包含在租赁费用当中的。在租赁这些物品时应注意所租赁设备的各类功效参数是否能够满足本次会议的服务需要，否则极有可能会影响到整场会议的正常进行。
(三)会场的布置费用：如果会议在布置方面并没有什么特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果对于会场布置有特殊要求的话就可以直接与专业的会议服务商(贵阳米廷会展)协商。
(四)其他支持费用：例如会议资料的印刷、运输与仓储、媒体媒介、公共关系的处理等。这类型的支持均为临时性质的，所以通常也可以通过会议主办方与指定行业寻求支持，即可大大的降低成本费用。