三牛文化（贵州）分公司

　　一、会议住宿的安排方式：

　　通常来说，最简单的会议住宿方式是由举办者安排住宿，无论是从效率和经济利益方面来考虑都可以说是最好的解决方式。这样做也会一定程度上减少产生以下问题的出现：

　　1、会议所召开的时间很有可能会遇到当地的旅游旺季，所以很大可能会使得会场所以地的酒店早已将房间卖出，迫使参会人员只能住在距离会场较远的地方，从而产生经济与时间上的浪费。

　　2、就个人而言，是怎样也不能与团体作为比较的，所以独自去酒店订客房和团体去拿到的价格一定也是有一定差别的。

　　3、通常酒店对于会场这一块的价格也会因为您会议所订的客房间数多少来考虑场租折扣，所以如果您所需的会场在酒店时，那么也尽量将住宿安排在该酒店，否则会场租金可能较高。

　　二、住宿程序的选择

　　一旦做好预订房间的决定后,会议主办方就应当决定采取哪种程序作为住宿所需:

　　1、以参会人员所出示的会议主办单位的订房卡或申请表为凭。

　　2、由代理公司作为处理团体(通常我们贵阳米廷会展都秉承让客户省心省力省钱的原则为客户代为处理此项较为重要且繁琐的会议事项)。

　　3、经由主办单位的住宿组人员负责。

　　三、会议期间可能需要大量的房间，所以在会议开始前就应当做好本项工作的预订，否则就极有可能会造成住宿方面的问题出现，特别是在遇到酒店销售旺季的时候，可能临时无法为参会人员找不到房间可以住。如何针对会议住宿做好准备工作呢?跟着我们贵阳米廷会展来进一步了解一下吧。

　　（一）、订房卡：

　　通常来说，如果会议所需的住宿人数不多的话，会务组可以直接向饭店或会议中心处索取订房卡，再由主办单位随同会议通知寄出订房卡，并由参会者直接订房。该订房卡也可按照基本格式事先印制好，并且在印制前做一份草案请饭店核对房价、订金等事项。除了价格之外，还应注意的另一个问题就是应当强调订房截止日，以方便酒店相关部门对于客户人数与房间数的确认。

　　（二）、住宿单：

　　通常说来，住宿单使用一些小型会议，并且由主办单位统一支付房间费用的情况。在会议准备期间，会务工作组都会将回执表格寄给邀请的参会人员，并要求他填写陪同人员名字，以及希望入住房间类型及房间数，抵达与离开日期。将集中收集好的参会人员住宿信息填写在酒店住宿单中反馈给饭店，并告知酒店相关的收款方式，内容包括如下：

　　1、注明房间服务费和税金的支付方(个人或是主办方单位)。

　　2、注明杂费的支付方(如在酒店产生的除会议已包含的餐厅用餐、洗衣、电话费等费用)。

　　3、房间的最晚保留至抵达日当天下午18时，超过预留时间的房间费用应由邀请单位全权负责。

　　房数一旦最后确认，我们贵阳米廷会展会由专人为您提供一份饭店资料，作为您的参会住宿参考与选择，然后再由主办单位与酒店销售代表谈及房价折扣。在时间允许的情况下，在谈论价格之前应当尽可能的去酒店实际看一看，确认酒店房间的设备设施，这不但有助于您对房价的有效掌控，同时也能提前提出一些参会人员住宿时可能会问及的问题。

　　4、特别预订：

　　在会议的筹备过程中，往往会在所预订的房间中保留一定间数较为不错的房间给特定的人或团体，并予以特别处理。

　　四、住宿表格的内容：

　　住宿表格通常是由主办单位印制准备的，并且也会在表格回执中注明截止收件日等相关问题。虽然很多会议对于住宿表格的要求不一，但住宿表格最基本的一般标准也还是差不多的，内容如下：